Im Verlauf der Onlinebewerbung werden an die Rezipienten standardisierte E-Mails für verschiedene Fälle versendet. Ähnlich wie in anderen Verwaltungstexten sollte auch beim Verfassen von E-Mails eine bestimmte Ordnung eingehalten werden.

Damit der Rezipient sich persönlich angesprochen fühlt und somit das Gefühl hat, angemessen wahrgenommen zu werden, ist eine personalisierte Ansprache innerhalb der E-Mail empfehlenswert und auch konsequent einzuhalten.

Für den Rezipienten besteht während des Lesens der E-Mail die Gefahr, nicht genau zu wissen auf welchen Sachverhalt sich die Mail bezieht. Deshalb sollte vor Versendung geprüft werden, ob der Betreff der E-Mail auch zu deren Inhalt passt. Zudem sollte für den Bewerber problemlos ersichtlich sein, auf welchen Studiengang sich die E-Mail bezieht.

Eine standardisierte E-Mail sollte weiterhin dringend auf Querverweise überprüft werden. Diese sollten möglichst vermieden werden, da Weiterführungen oder andere Hinweise auf Eventualitäten vom eigentlichen Inhalt der E-Mail ablenken und der Fokus auf wesentliche Informationen somit verloren geht.

Damit der Rezipient schließlich weiß, für welchen Fall er sich an wen wenden muss, sollten erforderliche Kontaktdaten konkret in der E-Mail aufgeführt werden. Dies erspart dem Bewerber wichtige Zeit und Mühen.

optimiertes Textbeispiel

Die Homepage ist das Aushängeschild einer jeden Universität beziehungsweise einer jeden Institution und bedarf daher besonderer Überprüfung. In diesem Sinne erfüllen Navigationsstrukturen eine wesentliche Funktion. Sie stellen dem Rezipienten in knapper Form jegliche Anwendungs- und Informationsmöglichkeiten innerhalb des Betriebes oder der Institution vor. Grundsätzlich ist deshalb darauf zu achten, dass Navigationsstrukturen als solche eindeutig zu erkennen sind und konsistent erscheinen.

Weiterhin muss für eine angestrebte Übersichtlichkeit geprüft werden, ob einzelne Navigationsebenen sinnvoll gewählt sind und zudem logisch aufeinander aufbauen.

Bezüglich der Gestaltung sollten zueinandergehörige Navigationen auch eine einheitliche Formatierung aufweisen. Außerdem sollte eine Homepage nicht mit Verlinkungen überladen sein. Es gilt dabei stets die Regel: So viele Links wie nötig, so wenige wie möglich.

Schritt 1

Schritt 2

Schritt 3

Für eine erfolgreiche Studienbewerbung sind Merkblätter und Formale unumgänglich. Sie sollen dem Rezipienten wesentliche Informationen zum Ablauf der Bewerbung aufzeigen und sicherstellen, dass der Rezipient über alle notwendigen Einreichungen diverser Dokumente hingewiesen wird. Diesbezüglich steht die Editierbarkeit sowohl für den Studierenden als auch für die Universität selbst im Mittelpunkt.

Es sollte geprüft werden, ob die Merkblätter und Formulare alle wichtigen Hinweise für beispielsweise das Vervollständigen von Dokumenten enthalten. Dem Rezipienten soll ersichtlich sein, wer wo, wann, was ausfüllen muss. Hierfür bietet sich die Einbeziehung von Checklisten an. Mit Hilfe solcher Übersichten kann sich der Bewerber leicht orientieren und erkennt sofort, welche Schritte bereits erledigt sind und welche noch folgen. Auf der anderen Seite sollte für die Universität selbst eine leichte Aktualisierbarkeit existieren.

Änderungen von Daten beziehungsweise Fristen oder Kontaktadressen müssen von den Verwaltungsmitarbeitern und Mitarbeiterinnen problemlos jederzeit geändert werden können. Bezüglich einer optimalen Leserlichkeit von Merkblättern und Formularen ist die Schriftgröße elf zu empfehlen, da der Lesefluss in dieser Größe vom Rezipienten visuell optimal erfasst werden kann.

optimiertes Textbeispiel