Sprache

Der Sprachstil ist ein entscheidender Faktor, um die Verständlichkeit und Akzeptanz des Lesers beim Lesen von Texten zu erzeugen. Eine „Verständigung“ muss auf der Textebene möglich werden, im Abgleich zwischen Textproduzent (Schreiber) und Textrezipient (Leser). Im Sinne der Akzeptanz sollte der Aufwand des Textverstehens leicht gestaltet sein. Benötigt man einen (zu) hohen Aufwand, um Inhalte zu erschließen, werden Texte nicht richtig, nicht vollständig oder nicht zuende gelesen. Dies ist dann auch nicht im Sinne des Schreibers. Verwaltungstexte sollten demnach durch leserfreundliche Sprache, klare Satzstrukturen und leicht zugängliche Beschreibung von Sachverhalten überzeugen.


Nutzerfreundliche Sprache

Beim Verfassen eines Verwaltungstextes sollte zunächst die Lesezielgruppe im Vordergrund stehen. Dabei muss berücksichtigt werden, wer der Adressat ist und mit welcher Absicht dieser den vorliegenden Text liest.

Das Alter und vorhandene Bildungserfahrungen des Rezipienten spielen bei der Wahl einer geeigneten Sprachform durchaus eine Rolle. Eine besondere Aufmerksamkeit sollte ebenso dem Wissensstand des Adressaten (mögliche Vorkenntnisse) gewidmet sein.

Weil Verwaltungstexte vorrangig aus festen Gesetzmäßigkeiten und fachlichen Informationen bestehen, muss sichergestellt werden, dass bürokratische Formulierungen für den Rezipienten verständlich beschrieben werden. Von Fachtermini, die nicht ausreichend erklärt werden, ist deshalb abzusehen.

optimiertes Textbeispiel

Nutzerfreundliche Aufbereitung der Sprache_Optimierungsangebot Das gewählte Textbeispiel zeigt einen Ausschnitt aus dem Informationsblatt zur Immatrikulation eines Masterstudiengangs. Der Text ist in seiner Gesamtheit klar und verständlich formuliert und thematisiert gleich zu Beginn den wesentlichen Themenschwerpunkt. Der Rezipient weiß sofort, worum es geht und kann sich weiterführend die Wahlmöglichkeiten durchlesen. Fachtermini werden weitestgehend ausgelassen, bei einer unumgänglichen Anwendung erfolgt jedoch unmittelbar eine konkrete Erläuterung des jeweiligen Begriffs. In diesem Beispiel wird der Term „Numerus Clausus“ verständlich erklärt.
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Klare Satzstrukturen

Grundsätzlich sollen Verwaltungstexte eine Hilfestellung bezüglich diverser Sachverhalte und dazugehörigen Fragen bieten. Die Zielgruppe, die sich Ihre Texte durchliest, erhofft sich Aufschluss über ungeklärte Themeninhalte und erwartet konkrete Antworten beziehungsweise eindeutige Handlungsanweisungen.

Für eine leicht verständliche Informationsübermittlung sollten Texte daher klare Satzstrukturen aufweisen. Es ist wichtig, inhaltliche Aussagen in möglichst kurze Hauptsätze einzubinden und auf verschachtelte Sätze und Nebensätze wo möglich zu verzichten. Der Satz muss präzise formuliert sein und nur die notwendigen Informationen enthalten. Der Rezipient wird durch viele, lange Sätze vom Lesen abgeschreckt und verliert durch nebensächliche Zusatzinformationen leicht die Orientierung. Nebeninformationen sind in andere Sätze/Absätze auszulagern.

Zudem sollten „Wenn-dann-Formulierungen“ vermieden werden, da diese durch ihre enthaltenen Voraussetzungen und darauf aufbauenden Behauptungen den eigentlichen Themenschwerpunkt nicht präzise benennen, sondern nur ausweichend umschreiben. Ähnlich verhält es sich mit Klammerausdrücken. Von diesen ist ebenso abzusehen, weil Ausdrücke in Klammern beim Rezipienten oft den Eindruck erwecken, einen eher unwesentlichen Inhalt zu kennzeichnen. Klammerausdrücke werden vom Leser demnach entweder übersehen, bewusst ausgeblendet oder sorgen bei ihm für zusätzliche Verwirrung.

optimiertes Textbeispiel

Klare Satzstruktur_Beispiel Bei diesem Textbeispiel handelt es sich um einen Ausschnitt einer neuen Glossarform, in der Fachtermini verständlich erläutert werden. Das optimierte Textdokument erfüllt dabei die erforderlichen Kriterien. Im Textverlauf wird eine logische Abfolge der Themeninhalte eingehalten, die Satzstruktur ist diesbezüglich ebenfalls klar ersichtlich. Unter Punkt 2 lässt sich besonders gut die präzise Formulierung von Inhalten erkennen. Die Sätze sind, wie gewünscht, knapp aber verständlich formuliert. Weiterhin wurden bei der Optimierung nur relevante Informationen miteinbezogen. Dem Rezipienten wird beispielsweise erklärt, wer unter welchen Bedingungen an einer Gasthörerschaft teilnehmen darf.
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Absicherung Produzent-Rezipient

Ein nicht geringer Anteil sprachlicher Ausdrücke und inhaltlicher Aussagen bei Verwaltungstexten bilden Rechtsverweise. Diese stellen die Rechtssicherheit der Informationen bzw. Aussagen sicher. Oft werden entsprechende Angaben in Form zugehöriger Paragraphen im Fließtext zitiert/referiert. Dem Leser muss die eigene Rechtssicherheit jedoch ebenfalls klar aufgezeigt werden. Ein Argument für knappe, verständliche, klare und nachvollziehbare Formulierungen.

Neben der einfachen Erklärung von Rechtsgrundlagen sollte darauf geachtet werden, dass die sprachlichen Formulierungen dem Leser eindeutige Handlungsanweisungen aufzeigen. Dabei sollten Sätze so formuliert sein, dass dem Rezipienten klar wird, wann er selbst etwas aktiv tun muss und von wem, beziehungsweise auf welchem Weg er weitere Informationen hierzu erhält. Für Prozesse, deren Umsetzung auf verschiedenen Wegen möglich ist, sollten Alternativen direkt im Textverlauf aufgezeigt werden.

optimiertes Textbeispiel

Absicherung Produzent und Rezipient_Beispiel Dieser Text zeigt einen Auszug aus dem Merkblatt „Hochschulstart Studiengangwechsel“. In der ersten Hälfte des Dokuments erfährt der Bewerber konkrete Handlungsanweisungen zur Bestätigung seines Studiengangs und kann sich somit innerhalb des weiteren Bewerbungsprozesses problemlos orientieren. Im letzten Abschnitt des Schreibens wird der Rezipient auf rechtliche Grundlagen verständlich und präzise hingewiesen. Relevante Bedingungen und eventuelle Konsequenzen bei Nichteinhaltung eben jener, werden dabei klar und deutlich benannt. In diesem Fall handelt es sich beispielsweise um den Verlust des Studienplatzes bei verzögerter Rücksendung notwendiger Unterlagen.
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Checkliste – Sprache

Nutzerfreundliche Sprache
Wurden bürokratische Formulierungen für den Rezipienten verständlich beschrieben?
Klare Satzstruktur
Wurden kurze Hauptsätze verwendet und wurde auf verschachtelte Sätze und viele Nebensätze verzichtet?
Absicherung Produzent-Rezipient
Wurden die rechtlichen Absicherungen verständlich dargestellt?

 

Die Checkliste steht unter Weiterführende Materialien als Download zur Verfügung.

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