Terms and Conditions 2025

CONDITIONS OF PARTICIPATION: The image competition is organized by the Martin Luther University Halle-Wittenberg (MLU). By submitting an image, the following conditions of participation are accepted. The organizing institution of the MLU can be contacted at stephanie.krueger(at)biozentrum.uni-halle.de. You can reach the data protection officer at datenschutz(at)uni-halle.de
The University reserves the right to withdraw the competition.

TEILNAHMEBEDINGUNGEN: Der Bilderwettbewerb wird von der Universität organisiert. Mit der Einreichung eines Bildes werden die folgenden Teilnahmebedingungen anerkannt. Die veranstaltende Einrichtung der MLU ist unter stephanie.krueger(at)biozentrum.uni-halle.de erreichbar. Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz(at)uni-halle.de.
Die Universität behält sich vor, den Wettbewerb zurückzuziehen.

PARTICIPANTS: The competition is open to members and students of Martin Luther University Halle-Wittenberg, as well as local institutes and scientific institutions.

TEILNEHMENDE: Der Wettbewerb steht Angehörigen und Studierenden der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg, sowie lokalen Instituten und wissenschaftlichen Einrichtungen offen.

SUBMISSION: Images must be submitted in JPEG, PNG, or TIFF format, with a minimum resolution of 300 dpi, and must be sized to fit within the DIN A1 dimensions (approximately 59.4 x 84.1 cm). All image submissions must be made through the digital registration form provided on our website

Images should be of the highest quality in terms of file size, bit depth and resolution (max. 20 MB). The images must have been taken by the entrant using an imaging device. Re-colouring is permitted. The submission description has to be written in German and English, as the additional information will be displayed bilingually.

The submitter must be in possession of the copyright or ancillary copyright/any copyright or ancillary copyright of the recording. The entry must not contain any material that infringes the rights of others. This also includes trademark, data protection, publicity, copyright or other intellectual property rights. There is no right of veto against the selection decision of the university, the hanging in the public exhibition and the award ceremony. Legal recourse is excluded.  The entrant expressly declares that his/her entry fulfils the aforementioned conditions. The university reserves the right to exclude participants from the photo competition if they violate the conditions of participation.

EINREICHUNG: Die Bilder müssen im JPEG-, PNG- oder TIFF-Format mit einer Mindestauflösung von 300 dpi eingereicht werden und auf das Format DIN A1 (ca. 59,4 x 84,1 cm) zugeschnitten sein. Alle Bildeinreichungen müssen über das digitale Anmeldeformular auf unserer Website erfolgen.

Die Bilder sollten hinsichtlich Dateigröße, Bittiefe und Auflösung von höchstmöglicher Qualität sein (max. 20 MB). Die Bilder müssen von der einreichenden Person selbst mit einem bildgebenden Verfahren aufgenommen worden sein. Nachträgliche Einfärbungen/Colorierungen sind erlaubt.

Die Bildbeschreibung muss zweisprachig (Deutsch und Englisch) erfolgen, da die Informationen auch zweisprachig ausgestellt werden.

Die einreichende Person muss über die Urheberrechte bzw. Leistungsschutzrechte an der Aufnahme verfügen. Die Einreichung darf keine Inhalte enthalten, die Rechte Dritter verletzen – hierzu zählen insbesondere Marken-, Datenschutz-, Persönlichkeits-, Urheber- oder andere Schutzrechte.

Es besteht kein Einspruchsrecht gegen die Auswahlentscheidung der Universität, das Aushängen im Rahmen der öffentlichen Ausstellung oder die Preisvergabe. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.

OPENING EVENT WITH BEST PITCH AWARD: The „Pitch your Image “ event is a competition where participants will present their images and tell the story behind them to a live audience and a jury. The event aims to showcase the best images and pitches, and to award the most convincing and engaging presentation.
In addition to the general terms and conditions of the event, the following applies:

By participating in the „Pitch Your Image“ event, you agree to the following terms and conditions:

• Participation: Participation in the event is voluntary and is accepted by confirming it in the online registration/image submission process. By submitting your image and registering for the event, you acknowledge that you have read, understood, and agreed to these terms and conditions.
• Pitch Content: You are responsible for the content of your pitch, including any statements, claims, or representations made about your image. You agree to ensure that your pitch does not infringe on the rights of any third party, including copyright, trademark, or other intellectual property rights.
• Event Rules: You agree to comply with the rules and guidelines set forth by the event organizers, including the 3-minute time limit for each pitch and the max. 3 questions from the audience.
  
• Jury Decision: A jury will select the best pitch, and the winner will receive an award. The jury’s decision is final and cannot be legally challenged.

ERÖFFNUNGSVERANSTALTUNG MIT PREIS FÜR DEN BESTEN PITCH:

Bei der Veranstaltung „Pitch Your Image“ handelt es sich um einen Wettbewerb, bei dem die Teilnehmer ihre Bilder und die Geschichte dahinter vor einem Live-Publikum und einer Jury präsentieren. Ziel der Veranstaltung ist es, die besten Bilder und Pitches zu präsentieren und die überzeugendste und spannendste Präsentation zu prämieren. Zusätzlich zu den allgemeinen Geschäftsbedingungen der Veranstaltung gilt Folgendes:

Mit der Teilnahme an der Veranstaltung „Pitch Your Image“ erklären Sie sich mit den folgenden Bedingungen einverstanden:

• Teilnahme: Die Teilnahme an der Veranstaltung ist freiwillig und wird durch die Bestätigung bei der Online-Anmeldung/Bildeinreichung akzeptiert. Indem Sie Ihr Bild einreichen und sich für die Veranstaltung anmelden, bestätigen Sie, dass Sie diese Bedingungen gelesen und verstanden haben und ihnen zustimmen.
• Inhalt des Pitches: Sie sind für den Inhalt Ihres Pitches verantwortlich, einschließlich aller Aussagen, Ansprüche oder Darstellungen, die Sie zu Ihrem Bild machen. Sie verpflichten sich, dafür zu sorgen, dass Ihr Pitch nicht gegen die Rechte Dritter verstößt, einschließlich Urheberrechte, Markenrechte oder andere Rechte an geistigem Eigentum.
• Veranstaltungsregeln: Sie verpflichten sich, die von den Veranstaltern aufgestellten Regeln und Richtlinien einzuhalten, einschließlich der 3-Minuten-Zeitbegrenzung für jeden Pitch, sowie der max. 3 Fragen der Zuhörer.
• Jury-Entscheidung: Eine Jury wählt den besten Pitch aus, und der Gewinner erhält einen Preis. Die Entscheidung der Jury ist endgültig und kann rechtlich nicht angefochten werden.

DATA PROTECTION: For participation in the competition, your voluntarily provided personal data (e-mail address, name/author, institution) will be processed by MLU on the basis of your consent as explained in detail below in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a GDPR.
The transmission takes place by means of an electronic form. You have the right to withdraw this consent at any time with effect for the future without affecting the lawfulness of the processing carried out up to that point. However, participation in the competition is then no longer possible.
We would like to point out that data transmission over the Internet (e.g. when communicating by email) may be subject to security vulnerabilities. Complete protection of data against access by third parties is not possible. All submitted files and information will be stored by the organization team on site, will not be passed on to other recipients or third parties and will be deleted at the latest 2 weeks after the end of the competition. No data will be passed on to third parties. Further information can be found at the following link: https://www.uni-halle.de/datenschutzerklaerung/de

You have the right to request information about the personal data stored by us and attributable to your person at any time (Art. 15 GDPR). In addition, you have the right to rectification (Art. 16 GDPR), erasure (Art. 17 GDPR), restriction of processing (Art. 18 GDPR), data portability (Art. 20 GDPR) and objection (Art. 21 GDPR). If you believe that the processing of your personal data is unlawful, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR).

DATENSCHUTZ: Für die Teilnahme am Wettbewerb werden Ihre freiwillig bereitgestellten personenbezogenen Daten (E-Mail-Adresse, Name/Autor*in, Institution) von der MLU auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeitet.
Die Übermittlung erfolgt über ein elektronisches Formular. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Eine Teilnahme am Wettbewerb ist dann jedoch nicht mehr möglich.
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
Alle übermittelten Dateien und Informationen werden lokal vom Organisationsteam gespeichert, nicht an andere Empfänger oder Dritte weitergegeben und spätestens zwei Wochen nach Ende des Wettbewerbs gelöscht. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Weitere Informationen können entsprechendem Link entnommen werden: https://www.uni-halle.de/datenschutzerklaerung/de

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus stehen Ihnen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) zu.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig erfolgt, haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO)

PUBLICITY, CONSENT AND SCOPE OF USE: By submitting an entry to the competition, the entrant expressly agrees that the submissions will be publicly displayed at the event with the name of the submitter, the stated scientific background and the recording device. The participants‘ contributions may be used, reproduced, published, and edited without spatial or temporal restrictions, free of charge, and with attribution of the authors, for advertising purposes.

Footage and Recording: The event will be recorded and photographed for further use, including but not limited to:

• Promotion of the event and future events
• Social media and online platforms
• Marketing and advertising materials
• Press and media coverage
• Internal and external communications By participating in the event, you grant the event organizers and their affiliates the right to record, photograph, and use your image, voice, and likeness for the above-mentioned purposes.

Intellectual Property: You agree that the MLU and their affiliates may use, reproduce, and distribute your image, your given information and pitch content for the purposes mentioned above. It will be used without any compensation, notice or other consideration, and without additional notice. Subject to the foregoing declaration of consent, the entrant remains the owner of the copyright or ancillary copyright/any copyright or ancillary copyright in the images. The submitted images should not form part of any future patents.

 VERÖFFENTLICHUNG, EINWILLIGUNG UND NUTZUNGSUMFANG: Mit der Einreichung eines Beitrags zum Wettbewerb erklärt sich die einreichende Person ausdrücklich damit einverstanden, dass die eingereichten Bilder im Rahmen der Veranstaltung öffentlich ausgestellt werden – inklusive Angabe des Namens, des wissenschaftlichen Hintergrunds sowie des verwendeten Aufnahmegeräts. Die Beiträge der Teilnehmer dürfen örtlich und zeitlich uneingeschränkt, vergütungsfrei, unter Nennung der Urheber zu Zwecken der Werbung, vervielfältigt, veröffentlicht, bearbeitet werden.

Aufzeichnungen und Bildmaterial:
Die Veranstaltung wird aufgezeichnet und fotografiert. Das Material kann für folgende Zwecke verwendet werden (unter anderem):

• Bewerbung der aktuellen und zukünftiger Veranstaltungen
• Soziale Medien und Online-Plattformen
• Marketing- und Werbematerialien
• Berichterstattung in Presse und Medien
• Interne und externe Kommunikation

Mit Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung erklären Sie sich damit einverstanden, dass die MLU sowie deren Partner Ihr Bild, Ihre Stimme und Ihr Erscheinungsbild aufzeichnen, fotografieren und für die oben genannten Zwecke verwenden dürfen.

Urheberrechte:
Sie stimmen zu, dass die Veranstaltenden und ihre Partner Ihr Bildmaterial, die zur Verfügung gestellten Daten, sowie Inhalte Ihres Pitches für die oben genannten Zwecke verwenden, vervielfältigen und verbreiten dürfen. Die Nutzung erfolgt ohne Vergütung, Benachrichtigung oder weitere Gegenleistung und ohne zusätzliche Mitteilung.
Ungeachtet dieser Einwilligung bleibt die einreichende Person Inhaber*in der Urheber- bzw. Leistungsschutzrechte an den Bildern. Die eingereichten Bilder dürfen nicht Bestandteil zukünftiger Patente sein.

PROCESS:

• submission of the entry by June 8, 2025 (digital)
• selection decision on which and how many entries will be displayed in the exhibition
• printing of the submissions on poster format
• Start of the exhibition with an opening event on June 23
• Opening event with pitches from participants, awarding of the best pitch
• Duration of the exhibition: June 23 to July 4, with the possibility for visitors to vote for their favorite during the entire exhibition, until July 4, 9:00 PM
• Counting of votes and announcement of the visitors favorite image on July 4 at 9:30 PM
• Notification of the winner by email and presentation of the prize
• Pickup of prints: The prints of the submitted entries will be removed on July 7, 2025, and can be picked up from the organization team until July 10, 2025, if needed. Please register in advance by email for this: stephanie.krueger(at)biozentrum.uni-halle.de

ABLAUF:

• Einreichung des Beitrags bis zum 08. Juni 2025 (digital)
• Auswahlentscheidung, welche und wie viele Beiträge in der Ausstellung gezeigt werden
• Druck der Beiträge im Posterformat
• Beginn der Ausstellung der Beiträge mit Eröffnungsveranstaltung am 23. Juni
• Eröffnungsveranstaltung mit Pitch der Teilnehmer, Prämierung bester Pitch
• Dauer der Ausstellung: 23. Juni bis 04. Juli mit Abstimmungsmöglichkeit des Besucher-Lieblings während der gesamten Ausstellung, bis 04. Juli 21:00 Uhr
• Auszählung der Stimmen und Bekanntgabe des Siegerbildes am 4. Juli um 21:30 Uhr
• Benachrichtigung der Gewinnerperson per E-Mail und Überreichung des Preises
• Abholung der Ausdrucke: Die Ausdrucke der eingereichten Beiträge werden am 7. Juli 2025 entfernt und können bei Bedarf bis zum 10. Juli 2025 beim Organisationsteam abgeholt werden. Bitte melden Sie sich hierfür im Voraus per E-Mail: stephanie.krueger(at)biozentrum.uni-halle.de.

DETERMINATION OF THE WINNER:

Best Pitch:
The participants will present their pitch during the opening event in front of the audience and a jury. The jury will select the best pitch and award it after all participants have presented. Legal recourse is excluded in regard to the jury’s decision and any potential evaluation of the submitted entries. Der Rechtsweg ist in Hinblick auf die Entscheidung der Jury und die etwaige Beurteilung der eingereichten Gewinnbeiträge ausgeschlossen.

Visitors Favorite:
Throughout the entire exhibition, visitors can vote for the winner of the Visitors Favorite award. Voting takes place online and can be accessed via a QR code. After the deadline, the organization team will count the votes, and the image with the most votes will win. The prize is a high-quality print of the winning image on a framed canvas.

ERMITTLUNG DER GEWINNERIN / DES GEWINNERS:

Best Pitch:
Die Teilnehmer präsentieren ihren Pitch im Rahmen der Eröffnungsveranstaltung vor Publikum und einer Jury. Die Jury wählt den besten Pitch aus und prämiert diesen im Anschluss an die Vorstellung aller Teilnehmenden.

Publikumsliebling:
Während der gesamten Ausstellung kann für den Gewinner des Publikumspreises abgestimmt werden. Die Abstimmung findet online statt und wird via QR-Code zugänglich gemacht. Nach Ablauf der Frist erfolgt die Auszählung der Stimmen durch das Organisationsteam, und das Bild mit den meisten Stimmen gewinnt. Der Preis ist ein hochwertiger Druck des Gewinnerbildes auf gerahmter Leinwand.