2. Juli 2025
Praktikum, Werksjob oder Startup: Als Student Personalverantwortung?
Wenn man über Personalmanagement spricht, denken viele immer an Startups in großen Städten, an internationale Unternehmen oder große Konzerne. Aber man kann auch als Student schnell Personalverantwortung bekommen. Der Gründungsservice der Uni Halle unterstützt beim Gründen des eigenen Unternehmens und beim Start in die Selbständigkeit.
Und da kann es schnell passieren, dass man dann Unterstützung braucht: Jemand der beim Verpacken der Shop-Bestellungen hilft, Rechnungen kontiert oder bei einem Event einfach am Eingangsbereich sitzt und Tickets verkauft: Personal wird schneller gebraucht, als man glaubt – auch in Zeiten von KI und Digitalisierung. Ist mir auch so passiert. Ich habe mich als Student selbstständig gemacht und für Events, die ich veranstaltet habe, brauchte ich Leute. Und damit war ich Personaler.
Personalverantwortung: Was muss ich überhaupt beachten?
Bewerbungsprozesse, Überstunden erfassen, Gehalts- oder Lohnauszahlungen und die ganze steuerliche Verwaltung darum herum – am besten ohne doppelte Dateneingabe oder manuelle Excel-Listen. Dann sind wir natürlich bei der geliebten Digitalisierung: Recruiting Software und digitale Zeiterfassung bilden heute oft schon ein Duo in deutschen Unternehmen, entlastet HR-Abteilungen und minimiert Fehlerquoten. Doch wie genau funktioniert das Zusammenspiel?
Vom Lebenslauf zur Stempeluhr: So digitalisiert sich die Personalarbeit
Schauen wir uns mal an, wie andere das machen: Wer in Startups oder etablierten Betrieben nach effizienten HR-Prozessen sucht, stolpert schnell über zwei Begriffe: Zeiterfassung und Recruiting-Software bzw. sog. E-Recruiting . Diese Tools sind keine isolierten Systeme mehr, sondern wachsen zunehmend zusammen. Eine moderne Recruiting-Plattform filtert nicht nur Bewerbungen per KI vor, sondern überträgt Daten direkt in die digitale Personalakte. Gleichzeitig speist die Zeiterfassung Informationen zur Arbeitsbelastung zurück – ein Kreislauf, der hilft, Engpässe früh zu erkennen und zukünftige Einstellungen datenbasiert zu planen.
Ein Beispiel: Ein Tech-Startup nutzt die Software, um Bewerber automatisch über den Stand ihres Verfahrens zu informieren. Parallel trackt das System, wie viel Zeit das Team für Interviews aufwendet. So sieht die Geschäftsführung in Echtzeit, ob die Personaldecke reicht oder nachjustiert werden muss. Das Ergebnis? Schnellere Besetzungen, transparentere Prozesse und Mitarbeiter:innen, die sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
Mehr als nur Tools: Warum Daten zum strategischen Asset werden
Der wahre Mehrwert liegt in der Vernetzung: Zeiterfassung zeigt, dass Projektteams regelmäßig Überstunden anhäufen. Die Recruiting Software kann diese Daten nutzen, um gezielt Skills wie Stressresistenz oder Zeitmanagement in Stellenausschreibungen zu betonen. Gleichzeitig lassen sich Bewerberprofile mit anonymisierten Arbeitszeitdaten abgleichen – ein Trick, um Kandidaten zu finden, die zum bestehenden Team passen.
Spannend wird es bei der Compliance: Vielfältige Unternehmenslandschaften – von internationalen Konzernen bis zu kleinen Kreativagenturen – stellen unterschiedliche Anforderungen. Moderne Tools passen sich flexibel an Branchenvorgaben an, ob Mindestlohnkontrollen, tarifliche Pausenregeln oder Homeoffice-Vereinbarungen. Automatische Warnmeldungen verhindern Fehler, bevor sie entstehen. Und das Beste: Die Software lernt mit. Je länger sie im Einsatz ist, desto präziser werden ihre Vorhersagen zu Bewerber-Chancen oder Projekt-Deadlines.
Praxis statt Theorie:Tools clever einsetzen
Natürlich hängt der Erfolg von der Umsetzung ab. Beginnt man mit der Zeiterfassung, weil die Belegschaft über unklare Arbeitszeiten klagt? Oder startet man mit der Recruiting Software, um dem Fachkräftemangel zu begegnen? Unternehmen zeigen: Beides geht Hand in Hand.
Ich habe bei meinem eigenen Unternehmen bzw. bei meinem späteren Arbeitgeber erstmal nichts davon gebraucht. Aber gerade, wenn man in der HR tätig ist, braucht man solche Tools. Der Bedarf bei mir kam dann Stück für Stück. Einige setzen auf Pilotphasen in einzelnen Abteilungen, bevor sie firmenweit rollen. Andere nutzen die Einführung, um veraltete Prozesse grundlegend zu überdenken – etwa indem sie Bewerbungsgespräche per Videoaufzeichnung analysieren, um unbewusste Vorurteile zu reduzieren. Wichtig ist, die Mitarbeiter früh einzubeziehen. Erklären, wie die Tools den Alltag erleichtern, statt ihn zu überwachen. Ein Tipp: Zeiterfassung nicht nur zur Kontrolle nutzen, sondern um Arbeitszeiten fair zu verteilen oder Burnout-Risiken vorzubeugen.
Diese Tools sollen Papierkram automatisieren, mehr Zeit für persönliche Gespräche schaffen, kreative Strategien oder eine Unternehmenskultur ermöglichen, die Talente langfristig bindet.