Ein nicht geringer Anteil sprachlicher Ausdrücke und inhaltlicher Aussagen bei Verwaltungstexten bilden Rechtsverweise. Diese stellen die Rechtssicherheit der Informationen bzw. Aussagen sicher. Oft werden entsprechende Angaben in Form zugehöriger Paragraphen im Fließtext zitiert/referiert. Dem Leser muss die eigene Rechtssicherheit jedoch ebenfalls klar aufgezeigt werden. Ein Argument für knappe, verständliche, klare und nachvollziehbare Formulierungen.

Neben der einfachen Erklärung von Rechtsgrundlagen sollte darauf geachtet werden, dass die sprachlichen Formulierungen dem Leser eindeutige Handlungsanweisungen aufzeigen. Dabei sollten Sätze so formuliert sein, dass dem Rezipienten klar wird, wann er selbst etwas aktiv tun muss und von wem, beziehungsweise auf welchem Weg er weitere Informationen hierzu erhält. Für Prozesse, deren Umsetzung auf verschiedenen Wegen möglich ist, sollten Alternativen direkt im Textverlauf aufgezeigt werden.

optimiertes Textbeispiel

Dieser Text zeigt einen Auszug aus dem Merkblatt „Hochschulstart Studiengangwechsel“. In der ersten Hälfte des Dokuments erfährt der Bewerber konkrete Handlungsanweisungen zur Bestätigung seines Studiengangs und kann sich somit innerhalb des weiteren Bewerbungsprozesses problemlos orientieren. Im letzten Abschnitt des Schreibens wird der Rezipient auf rechtliche Grundlagen verständlich und präzise hingewiesen. Relevante Bedingungen und eventuelle Konsequenzen bei Nichteinhaltung eben jener, werden dabei klar und deutlich benannt. In diesem Fall handelt es sich beispielsweise um den Verlust des Studienplatzes bei verzögerter Rücksendung notwendiger Unterlagen.