Nicht jeder Textinhalt fordert die gleiche Darstellungsform. Aus diesem Grund ist es hilfreich zunächst zu fragen: Welchen Inhalt umfasst der Text? Durch welche Darstellungsform wird dieser Inhalt dem Leser am besten visualisiert?

Die Darstellung von Abläufen, wie beispielsweise des Bewerbungsprozesses, lässt sich gut in Flussdiagrammen oder Zeitstrahlen visualisieren.

Zuordnungen sowie zu erledigende Schritte oder Aufgaben (Studiengänge zu Fakultäten, Kombinierbarkeit etc., Checklisten der einzureichenden Unterlagen) lassen sich dagegen in Tabellen übersichtlich abbilden. In verschiedenen Programmen wird die Möglichkeit geboten Diagramme, Flowcharts, aber auch Mindmaps und weiteres mit geringem Aufwand zu erstellen. Die Mehrzahl der Software lässt sich kostenlos aus dem Internet herunterladen und bietet bereits eine große Anzahl von Vorlagen, um das Arbeiten mit ihr zu vereinfachen.

Um die Visualisierung zu realisieren, eignen sich z.B. folgende Programme:

Chartist	http://www.novagraph.com/
Dia	http://dia-installer.de/
Diagram-Designer	http://meesoft.logicnet.dk/
Microsoft Visio Professional 2013	https://products.office.com/de-DE/visio?legRedir=true&CorrelationId=821da6e8-a4c9-47a4-b6cf-269cca336878
Tulip	http://tulip.labri.fr/TulipDrupal/

Ausgangstext

Der Ausschnitt des Dokuments zur Einschreibung mit Zulassungsbescheid von hochschulstart.de enthält eine Aufzählung von Schritten, die der Bewerber im Rahmen der Einschreibung ausführen muss. Diese beinhalten sowohl im Internet auszuführende Schritte als auch Aufforderungen, bestimmte Unterlagen per Post an die Universität zu senden, die in einen umfangreichen Fließtext, der Erläuterungen und Hinweise auf Fristen enthält, eingebunden sind. Fettungen im Text weisen auf einzureichende Unterlagen hin, auf welche Art und Weise diese eingereicht werden sollen, geht im Fließtext unter. Der zukünftige Studierende kann dadurch zum einen schnell den Überblick verlieren, welche Schritte zu erledigen sind bzw. welche er bereits erledigt hat. Zum anderen kann es durch die „Einbettung“ der einzureichenden Unterlagen in den Fließtext dazu führen, dass wichtige Hinweise zu den Unterlagen übersehen werden.

Optimierungsangebot

In den Ausschnitten des Optimierungsangebots des Dokuments zur Einschreibung mit hochschulstart.de, wird deutlich, dass zu erledigende Schritte, einzureichende Unterlagen sowie die Ausführung der Schritte und die Art der Zustellung der Unterlagen von den Erläuterungen getrennt wurden. Auszuführende Schritte, einzureichende Unterlagen und die Art und Weise der Erledigung der Schritte bzw. Einreichung der Unterlagen sind in einer tabellarischen, durchnummerierten Checkliste visualisiert. Der Studierende sieht auf den ersten Blick die „to do’s“, er wird darauf hingewiesen wie und wo er diese erledigen muss und kann zugleich erledigte Schritte abhaken. Bedarf der zukünftige Studierende Erläuterungen zu einem der Schritte, findet er unter der jeweiligen Zeilennummer in dem Gliederungspunkt Erläuterungen weiterführende Informationen.

Der Einsatz von Symbolen erlaubt es, Wichtiges einheitlich hervorzuheben; wie z.B. einzuhaltende Fristen oder Schlussfolgerungen. Dazu sollten Symbole verwendet werden, die konventionalisiert sind und deren Bedeutung sich sofort erschließt.

Optimierungsangebot

Durch die Verwendung des Symbols, hier der erhobene Zeigefinger in rot, wird beim Leser eine Aufmerksamkeit hervorgerufen und verdeutlicht, dass nach diesem Symbol wichtige Informationen folgen.