Im Verlauf der Onlinebewerbung werden an die Rezipienten standardisierte E-Mails für verschiedene Fälle versendet. Ähnlich wie in anderen Verwaltungstexten sollte auch beim Verfassen von E-Mails eine bestimmte Ordnung eingehalten werden.
Damit der Rezipient sich persönlich angesprochen fühlt und somit das Gefühl hat, angemessen wahrgenommen zu werden, ist eine personalisierte Ansprache innerhalb der E-Mail empfehlenswert und auch konsequent einzuhalten.
Für den Rezipienten besteht während des Lesens der E-Mail die Gefahr, nicht genau zu wissen auf welchen Sachverhalt sich die Mail bezieht. Deshalb sollte vor Versendung geprüft werden, ob der Betreff der E-Mail auch zu deren Inhalt passt. Zudem sollte für den Bewerber problemlos ersichtlich sein, auf welchen Studiengang sich die E-Mail bezieht.
Eine standardisierte E-Mail sollte weiterhin dringend auf Querverweise überprüft werden. Diese sollten möglichst vermieden werden, da Weiterführungen oder andere Hinweise auf Eventualitäten vom eigentlichen Inhalt der E-Mail ablenken und der Fokus auf wesentliche Informationen somit verloren geht.
Damit der Rezipient schließlich weiß, für welchen Fall er sich an wen wenden muss, sollten erforderliche Kontaktdaten konkret in der E-Mail aufgeführt werden. Dies erspart dem Bewerber wichtige Zeit und Mühen.
optimiertes Textbeispiel
Der abgebildete Textauszug entstammt einem standardisierten E-Mail-Textdokument.
Zu Beginn der Mail erfolgt die persönliche Anrede mit Namen, der Rezipient fühlt sich demnach respektvoll beachtet.
Bei dieser Textgestaltung wurde ebenso darauf geachtet, dass der Betreff der E-Mail in deren Inhalt wieder aufgegriffen wird und somit zusammenhängt. In diesem Beispiel steht die Erfüllung von Zugangsvoraussetzungen für ein NC-Fach im Fokus, diese wird gleich im ersten Abschnitt der E-Mail wieder thematisiert und gleichzeitig bestätigt.
Weiterhin ist zu erkennen, dass auf Querverweise vollständig verzichtet wurde. Die Gefahr, dass der Rezipient durch irrelevante Hinweise vom eigentlichen Themenschwerpunkt der E-Mail abgelenkt wird, ist demnach ausgeschlossen.
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Klingt nach einem klassischen Leitfaden für Hochschulverwaltungen, trifft den Nagel aber auf den Kopf. Während eines ohnehin nervenaufreibenden Bewerbungsprozesses gibt es kaum etwas Frustrierenderes als kryptische System-Mails ohne Studiengangsbezug oder mit verwirrenden Querverweisen. Klare Betreffzeilen, direkte Ansprechpartner und eine persönliche Ansprache nehmen Bewerbern sofort die Unsicherheit und sparen beiden Seiten unnötige Rückfragen. Gute UX fängt eben bei den simplen automatisierten Benachrichtigungen an.
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