Für eine erfolgreiche Studienbewerbung sind Merkblätter und Formale unumgänglich. Sie sollen dem Rezipienten wesentliche Informationen zum Ablauf der Bewerbung aufzeigen und sicherstellen, dass der Rezipient über alle notwendigen Einreichungen diverser Dokumente hingewiesen wird. Diesbezüglich steht die Editierbarkeit sowohl für den Studierenden als auch für die Universität selbst im Mittelpunkt.

Es sollte geprüft werden, ob die Merkblätter und Formulare alle wichtigen Hinweise für beispielsweise das Vervollständigen von Dokumenten enthalten. Dem Rezipienten soll ersichtlich sein, wer wo, wann, was ausfüllen muss. Hierfür bietet sich die Einbeziehung von Checklisten an. Mit Hilfe solcher Übersichten kann sich der Bewerber leicht orientieren und erkennt sofort, welche Schritte bereits erledigt sind und welche noch folgen. Auf der anderen Seite sollte für die Universität selbst eine leichte Aktualisierbarkeit existieren.

Änderungen von Daten beziehungsweise Fristen oder Kontaktadressen müssen von den Verwaltungsmitarbeitern und Mitarbeiterinnen problemlos jederzeit geändert werden können. Bezüglich einer optimalen Leserlichkeit von Merkblättern und Formularen ist die Schriftgröße elf zu empfehlen, da der Lesefluss in dieser Größe vom Rezipienten visuell optimal erfasst werden kann.

optimiertes Textbeispiel

Der nebenstehende Textauszug entstammt dem Merkblatt zur Immatrikulation für grundständige Studiengänge mit NC. Dieses Merkblatt weist wesentliche Kriterien für ein optimales Verständnis zum Bewerbungsprozess auf. Der Rezipient erfährt gleich zu Beginn worum es geht und welche Schritte für eine erfolgreiche Bewerbung noch folgen. Die einzelnen Abschnitte werden dabei präzise benannt, Hinweise für das weitere Vorgehen werden ebenfalls angekündigt. Im letzten Teil des Textauszugs werden zusätzlich rechtliche Grundlagen aufgezeigt, damit der Bewerber über Eventualitäten aufgeklärt ist. In diesem Beispiel handelt es sich um die Anordnung, alle Dokumente fristgerecht einzureichen.