Damit der Leser einen Sachverhalt verstehen und nachvollziehen kann, ist es wichtig zu überprüfen, ob alle für den Sachverhalt relevanten Informationen im Text vorhanden sind. Dazu zählt nicht nur die inhaltliche Vollständigkeit des Fließtextes, sondern auch die Vollständigkeit der Kontaktangaben.

Die Informationen im administrativen Kontext unterliegen einer beständigen Veränderung, Erweiterung oder Erneuerung. Dazu zählen veränderte rechtliche Reglungen oder aber auch die Veränderung von Fristen. Zur Vermeidung von Irritationen ist es bedeutend, alle Texte regelmäßig nach der Aktualität der Informationen zu prüfen und den Text stets mit dem Datum der letzten Prüfung bzw. Aktualisierung zu versehen.

Alle Textinhalte müssen eineindeutig formuliert sein. Wichtig sind insbesondere klare, verständliche Handlungsanweisungen. Damit ein Text von dem Leser verstanden werden kann, ist es wichtig, logische Brüche oder Sprünge im Text zu vermeiden. Darum sollten alle Informationen in logisch (z.B. chronologisch) geordneter Form verbunden sein. Dies gilt für die inhaltliche (Kohärenz), die grammatische (Kohäsion) Anfolge, ebenso wie für die immer gleiche Verwendung von Begriffen und Ausdrücken (Konsistenz) [s. dort].

Administrative Texte wirken selbst auf geübte Viel- und Gernleser schnell ermüdend. Das Ergebnis: Die Lesebereitschaft und die Aufmerksamkeit sinken rapide, Wichtiges wird überlesen, der Text nicht bis zum Ende fertig gelesen. Verwaltungstexte sollten daher, im Gegensatz zu Lehrtexten, die einer gewissen didaktischen Redundanz verpflichtet sind, keine Wiederholungen aufweisen. Achten Sie also darauf, die Textmenge so gering wie möglich zu halten. Prüfen Sie, ob die einen Sachverhalt betreffende Informationen im Text nur einmal erscheinen, auch wenn diese sehr wichtig sind. Es sollten stets nur die Informationen angegeben werden, die zum Verständnis des Sachverhalts bedeutend sind. Lassen Sie einen Kollegen (oder Außenstehenden) gegenlesen und klären Sie ggf. dessen Verständnisfragen.