Beim Verfassen eines Verwaltungstextes sollte zunächst die Lesezielgruppe im Vordergrund stehen. Dabei muss berücksichtigt werden, wer der Adressat ist und mit welcher Absicht dieser den vorliegenden Text liest.

Das Alter und vorhandene Bildungserfahrungen des Rezipienten spielen bei der Wahl einer geeigneten Sprachform durchaus eine Rolle. Eine besondere Aufmerksamkeit sollte ebenso dem Wissensstand des Adressaten (mögliche Vorkenntnisse) gewidmet sein.

Weil Verwaltungstexte vorrangig aus festen Gesetzmäßigkeiten und fachlichen Informationen bestehen, muss sichergestellt werden, dass bürokratische Formulierungen für den Rezipienten verständlich beschrieben werden. Von Fachtermini, die nicht ausreichend erklärt werden, ist deshalb abzusehen.

optimiertes Textbeispiel

Grundsätzlich sollen Verwaltungstexte eine Hilfestellung bezüglich diverser Sachverhalte und dazugehörigen Fragen bieten. Die Zielgruppe, die sich Ihre Texte durchliest, erhofft sich Aufschluss über ungeklärte Themeninhalte und erwartet konkrete Antworten beziehungsweise eindeutige Handlungsanweisungen.

Für eine leicht verständliche Informationsübermittlung sollten Texte daher klare Satzstrukturen aufweisen. Es ist wichtig, inhaltliche Aussagen in möglichst kurze Hauptsätze einzubinden und auf verschachtelte Sätze und Nebensätze wo möglich zu verzichten. Der Satz muss präzise formuliert sein und nur die notwendigen Informationen enthalten. Der Rezipient wird durch viele, lange Sätze vom Lesen abgeschreckt und verliert durch nebensächliche Zusatzinformationen leicht die Orientierung. Nebeninformationen sind in andere Sätze/Absätze auszulagern.

Zudem sollten „Wenn-dann-Formulierungen“ vermieden werden, da diese durch ihre enthaltenen Voraussetzungen und darauf aufbauenden Behauptungen den eigentlichen Themenschwerpunkt nicht präzise benennen, sondern nur ausweichend umschreiben. Ähnlich verhält es sich mit Klammerausdrücken. Von diesen ist ebenso abzusehen, weil Ausdrücke in Klammern beim Rezipienten oft den Eindruck erwecken, einen eher unwesentlichen Inhalt zu kennzeichnen. Klammerausdrücke werden vom Leser demnach entweder übersehen, bewusst ausgeblendet oder sorgen bei ihm für zusätzliche Verwirrung.

optimiertes Textbeispiel

Ein nicht geringer Anteil sprachlicher Ausdrücke und inhaltlicher Aussagen bei Verwaltungstexten bilden Rechtsverweise. Diese stellen die Rechtssicherheit der Informationen bzw. Aussagen sicher. Oft werden entsprechende Angaben in Form zugehöriger Paragraphen im Fließtext zitiert/referiert. Dem Leser muss die eigene Rechtssicherheit jedoch ebenfalls klar aufgezeigt werden. Ein Argument für knappe, verständliche, klare und nachvollziehbare Formulierungen.

Neben der einfachen Erklärung von Rechtsgrundlagen sollte darauf geachtet werden, dass die sprachlichen Formulierungen dem Leser eindeutige Handlungsanweisungen aufzeigen. Dabei sollten Sätze so formuliert sein, dass dem Rezipienten klar wird, wann er selbst etwas aktiv tun muss und von wem, beziehungsweise auf welchem Weg er weitere Informationen hierzu erhält. Für Prozesse, deren Umsetzung auf verschiedenen Wegen möglich ist, sollten Alternativen direkt im Textverlauf aufgezeigt werden.

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