Grundsätzlich sollen Verwaltungstexte eine Hilfestellung bezüglich diverser Sachverhalte und dazugehörigen Fragen bieten. Die Zielgruppe, die sich Ihre Texte durchliest, erhofft sich Aufschluss über ungeklärte Themeninhalte und erwartet konkrete Antworten beziehungsweise eindeutige Handlungsanweisungen.

Für eine leicht verständliche Informationsübermittlung sollten Texte daher klare Satzstrukturen aufweisen. Es ist wichtig, inhaltliche Aussagen in möglichst kurze Hauptsätze einzubinden und auf verschachtelte Sätze und Nebensätze wo möglich zu verzichten. Der Satz muss präzise formuliert sein und nur die notwendigen Informationen enthalten. Der Rezipient wird durch viele, lange Sätze vom Lesen abgeschreckt und verliert durch nebensächliche Zusatzinformationen leicht die Orientierung. Nebeninformationen sind in andere Sätze/Absätze auszulagern.

Zudem sollten „Wenn-dann-Formulierungen“ vermieden werden, da diese durch ihre enthaltenen Voraussetzungen und darauf aufbauenden Behauptungen den eigentlichen Themenschwerpunkt nicht präzise benennen, sondern nur ausweichend umschreiben. Ähnlich verhält es sich mit Klammerausdrücken. Von diesen ist ebenso abzusehen, weil Ausdrücke in Klammern beim Rezipienten oft den Eindruck erwecken, einen eher unwesentlichen Inhalt zu kennzeichnen. Klammerausdrücke werden vom Leser demnach entweder übersehen, bewusst ausgeblendet oder sorgen bei ihm für zusätzliche Verwirrung.

optimiertes Textbeispiel

Bei diesem Textbeispiel handelt es sich um einen Ausschnitt einer neuen Glossarform, in der Fachtermini verständlich erläutert werden. Das optimierte Textdokument erfüllt dabei die erforderlichen Kriterien. Im Textverlauf wird eine logische Abfolge der Themeninhalte eingehalten, die Satzstruktur ist diesbezüglich ebenfalls klar ersichtlich. Unter Punkt 2 lässt sich besonders gut die präzise Formulierung von Inhalten erkennen. Die Sätze sind, wie gewünscht, knapp aber verständlich formuliert. Weiterhin wurden bei der Optimierung nur relevante Informationen miteinbezogen. Dem Rezipienten wird beispielsweise erklärt, wer unter welchen Bedingungen an einer Gasthörerschaft teilnehmen darf.