Trotz aller Bemühungen einen Sachverhalt so verständlich wie möglich darzustellen, können bei der Textrezeption individuelle Fragen oder Schwierigkeiten aufkommen. Zur Beantwortung der Fragen bzw. zur Problemlösung, können zum einen häufig auftretende Irritationen bzw. häufige von Lesern gestellte Fragen und deren Lösungen bereits in den Text selbst intrigiert werden. Zum anderen sollten Kontaktdaten persönlicher Ansprechpartner vorhanden und leicht auffindbar sein.

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Administrative Texte zeichnen sich durch eine Vielzahl an Begriffen aus, die dem Leser oft nicht eindeutig bekannt, für das Verständnis des Sachverhaltes allerdings entscheidend sind. Die Bedeutung verwendeter Fachsprache muss dem Leser schnell ersichtlich sein und sollte den Lesefluss nicht behindern. Unbekannte Begriffe sollten daher „textnah“ erläutert werden bzw. durch eine Definition im Text ergänzt werden.

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Leser administrativer Texte wollen möglichst schnell an Informationen gelangen, die für ihre Anliegen bzw. für ihre Person bedeutend sind. Häufig variieren Handlungsanweisungen bezüglich eines Sachverhalts jedoch nach Personengruppen oder deren Voraussetzungen. Damit der Leser sich und seine Bedürfnisse schnell im Text wiederfindet, erscheint eine deutlich sichtbare Trennung nach verschiedenen „Fällen“ sinnvoll.

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Bei auftretenden Verständlichkeitsproblemen ist es zudem wichtig, schnell und auf direktem Weg Kontakt zu geeigneten Ansprechpartnern aufnehmen zu können.