Fragen der Formatierung betreffen die Wahl der Schriftart, der Schriftgröße, der Seitenränder und der Textausrichtung. Damit die Präsentation und Kommunikation der Universität einheitlich und schnell widererkennbar ist, sollte nach der Festlegung der Schriftart, Schriftgröße, der Seitenränder und der Textausrichtung darauf geachtet werden, dass die Festlegungen für alle Dokumente der Universität übernommen werden.
Auch innerhalb der Einzeldokumente sollten diese Festlegungen durchgängig eingehalten werden. Eine Ausnahme bildet die Schriftgröße von Überschriften. Damit der Leser bei dem ersten Blick auf einen Text sofort den inhaltlichen Schwerpunkt erfassen kann, sollte die Überschrift größer sein als der restliche Text im Dokument.
Bei der Schriftart eignet sich am besten eine serifenlose Schrift wie Arial, da diese deutlich lesbar ist. Buchstaben wie m und n bleiben offen und „wachsen nicht zusammen“.
Bei der Textausrichtung ist der Blocksatz dem Flattersatz vorzuziehen, da das Textbild mit einem Blocksatz ausgeglichen wirkt, weil alle Zeilen die gleiche Breite haben. Bei der Verwendung von Blocksatz ist darauf zu achten, dass die Silbentrennung aktiviert ist, da sonst die an sich gute Lesbarkeit durch große Wortlücken erschwert wird.
Ausgangstext
Das nebenstehende Merkblatt ist im Flattersatz formatiert, wodurch das Dokument optisch „unausgeglichen“ wirkt, da die Textinhalte nicht gleichmäßig innerhalb der Zeilen verteilt sind. In diesem Fall wird die „optische Unordnung“ verstärkt durch die Vielzahl von Aufzählungen, die zur Einrückung des Textes führen.
Optimierungsangebot
Die nebenstehenden Ausschnitte einer optimierten Version des Merkblatts sind im Blocksatz formatiert, wodurch der Text optisch ausgeglichen und deutlich strukturiert ist. Der Inhalt ist für einen Leser leichter zu erfassen.
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