Fragen der Formatierung betreffen die Wahl der Schriftart, der Schriftgröße, der Seitenränder und der Textausrichtung. Damit die Präsentation und Kommunikation der Universität einheitlich und schnell widererkennbar ist, sollte nach der Festlegung der Schriftart, Schriftgröße, der Seitenränder und der Textausrichtung darauf geachtet werden, dass die Festlegungen für alle Dokumente der Universität übernommen werden.

Auch innerhalb der Einzeldokumente sollten diese Festlegungen durchgängig eingehalten werden. Eine Ausnahme bildet die Schriftgröße von Überschriften. Damit der Leser bei dem ersten Blick auf einen Text sofort den inhaltlichen Schwerpunkt erfassen kann, sollte die Überschrift größer sein als der restliche Text im Dokument.

Bei der Schriftart eignet sich am besten eine serifenlose Schrift wie Arial, da diese deutlich lesbar ist. Buchstaben wie m und n bleiben offen und „wachsen nicht zusammen“.

Bei der Textausrichtung ist der Blocksatz dem Flattersatz vorzuziehen, da das Textbild mit einem Blocksatz ausgeglichen wirkt, weil alle Zeilen die gleiche Breite haben. Bei der Verwendung von Blocksatz ist darauf zu achten, dass die Silbentrennung aktiviert ist, da sonst die an sich gute Lesbarkeit durch große Wortlücken erschwert wird.

Ausgangstext

Das nebenstehende Merkblatt ist im Flattersatz formatiert, wodurch das Dokument optisch „unausgeglichen“ wirkt, da die Textinhalte nicht gleichmäßig innerhalb der Zeilen verteilt sind. In diesem Fall wird die „optische Unordnung“ verstärkt durch die Vielzahl von Aufzählungen, die zur Einrückung des Textes führen.

Optimierungsangebot

Die nebenstehenden Ausschnitte einer optimierten Version des Merkblatts sind im Blocksatz formatiert, wodurch der Text optisch ausgeglichen und deutlich strukturiert ist. Der Inhalt ist für einen Leser leichter zu erfassen.

Zwischenüberschriften sind besonders bei längeren Texten als gliedernde Elemente sinnvoll. Dabei sollten diese stets kurz und den Textinhalt treffend formuliert sein. Ganze Sätze sind als Überschriften ungeeignet; Doppelpunkte sollten vermieden werden. Zwischenüberschriften erhalten durch ihre Formatierung und die damit verbundene Abhebung vom Fließtext bereits eine, den nachfolgenden Textinhalt ankündigende, Wirkung. Die Verwendung von Doppelpunkten als Ankündigung des Textinhaltes ist somit überflüssig.

Damit der Text optisch ausgewogen erscheint, sollten die Abschnitte ungefähr die gleiche Länge haben und stets eine inhaltliche Sinneinheit bilden. Die Zwischenüberschriften sind einheitlich zu formatieren, da sie dann eindeutig als gliedernde Elemente erkennbar sind.

Ausgangstext

Das gewählte Ausgangsbeispiel enthält die Zwischenüberschriften Vorteile:, Und so funktioniert es:, Probleme?, Hinweise zur Online-Rückmeldung. Alle vier Zwischenüberschriften erfüllen die Funktion die einzelnen Sinneinheiten und die verschiedenen, das Löwenportal betreffenden, Sachverhalte zu trennen. Dennoch sind die Zwischenüberschriften uneinheitlich in ihrer Formatierung, was zur optischen Unstimmigkeit des Textes führt. Während die ersten drei Zwischenüberschriften (Vorteile, Und so funktioniert es, Probleme) linksbündig formatiert sind, ist die Zwischenüberschrift Hinweise zur Online-Rückmeldung zentriert formatiert, obwohl es keinen Funktionsunterschied zu den vorherigen drei Zwischenüberschriften gibt. Die Verwendung der Doppelpunkte in den ersten beiden Zwischenüberschriften ist überflüssig, da durch die Verwendung der Formatierung „fett“ sowie der Platzierung in einer Einzelzeile bereits deutlich ist, dass diese ein gliederndes Element mit ankündigender Funktion darstellt.

Optimierungsangebot

In der Optimierungsvariante erhält der Text eine stimmige Grundstruktur durch die einheitliche Formatierung aller Zwischenüberschriften. Diese sind auf den ersten Blick als Gestaltungsmittel mit ankündigender Funktion zu erkennen. Die Erkennbarkeit ergibt sich durch die Formatierung „fett“, die vorangestellten Gliederungselemente I-II und der Platzierung auf einer Einzelzeile.

Viele Leser überfliegen Texte zunächst nach bestimmten Schlagwörtern. Durch Hervorhebungen kann diese Lesebewegung gezielt gesteuert werden.

Es ist daher hilfreich, dass wichtige Stichworte und Fristen deutlich hervorgehoben sind. Es ist darauf zu achten, dass die Hervorhebungen konsistent sind, also eine durchgängige und einheitliche Hervorhebung erfolgt. Zugleich sollten Hervorhebungen sparsam, aber systematisch verwendet werden. Zu viele Hervorhebungen führen zum umgekehrten Effekt. Die Hervorhebung tritt in den Hintergrund und nicht hervorgehobene Wörter in den Vordergrund (vgl. Textakademie Augsburg).

Zur Hervorhebung sollten keine Unterstreichungen verwendet werden. Unterstrichene Passagen erinnern an einen Link und damit an einen Verweis in das Internet. Zudem schneiden sie das Schriftbild bei Buchstaben mit Unterlänge (Textakademie Augsburg).

Ausgangstext

Dieser Text enthält eine Reihe von Hervorhebungen. Diese erfolgen durch Unterstreichung, durch die Formatierung „fett“ und durch die Kombination beider Formatierungen bzw. die direkte Aufeinanderfolge von Unterstreichungen und Fettung. Die Bedeutung der unterschiedlichen Varianten bzw. die Kombination oder direkte Aufeinanderfolge der Hervorhebungen erschließt sich dem Leser nicht. Zudem enthält das Dokument eine Reihe von Verlinkungen, die durch eine Kombination von Unterstreichungen und der Schriftfarbe „blau“ gekennzeichnet sind. Unterstreichungen als Mittel zur Hervorhebung und Hyperlinks unterscheiden sich zwar durch die farbliche Gestaltung, wird das Dokument aber beispielsweise in schwarz-weiß ausgedruckt, ist kaum noch ersichtlich, welche Textbausteine Link und welche hervorgehoben sind. Zudem erscheinen die Worte "vollständige" und "geeignete" im Text durch die Unterstreichung unleserlich, da die Buchstaben mit Unterlänge geschnitten sind. Durch die Verwendung und Kombination vieler verschiedener Varianten der Hervorhebung wirkt der Text optisch unstrukturiert und es erfolgt keine klare Leserlenkung.

Optimierungsangebot

Eine optimierte Fassung des Merkblattes zur Immatrikulation illustriert eine durchgängige und leicht nachvollziehbare Benutzung von Hervorhebungen. Im Text sind die Worte gefettet, die auf einen zu erledigenden Handlungsschritt oder einzureichende Unterlagen verweisen. Fristen sind in Abgrenzung dazu in kursiver Schrift verfasst. Ausschließlich Verlinkungen sind im Dokument unterstrichen und damit deutlich erkennbar. Der Text ist optisch strukturiert und durch den sparsamen Einsatz von Hervorhebungen wird der Blick des Lesers schnell auf wichtige Handlungsanweisungen und Fristen gelenkt.

Durch eine sinnvolle Farbegestaltung können Textelemente hervorgehoben werden. Farbigkeit soll dann eingesetzt werden, wenn es die Leserlenkung fördert. Wichtig ist, die farbliche Gestaltung gezielt, konsistent und systematisch einzusetzen.

Eine klare Zuordnung der farblichen Gestaltung zu einem bestimmten Sachverhalt, ermöglicht es dem Leser, diese schneller zu erkennen und zuzuordnen. Vor der Nutzung einer Farbe sollte sich bewusst gemacht werden, welche Wirkung durch die Farbwahl erzielt werden soll. Dabei sollte bedacht werden, dass verschiedene Farben automatisch unbewusst Reaktionen und Assoziationen beim Rezipienten auslösen. So wird mit der Farbe Blau beispielsweise häufig eine Verlinkung assoziiert, Rot steht i.d.R. für „Beachtung/Achtung“.

Ausgangstext

Der hier abgebildete Ausschnitt des Informationsblatts zur Bewerbung/Immatrikulation in fünf Schritten enthält einen gelben Kasten, eine Textzeile in der Schriftfarbe rot und die Verlinkungen in blau. Sowohl der Inhalt des gelben Kastens als auch der rot geschriebene Satz beginnen mit dem Wort „Achtung!“. Obwohl das Wort Achtung in beiden Passagen als Hinweis auf einen zu beachtenden Sachverhalt fungiert, ist es in eine verschieden farbige Gestaltung eingebettet. Die farbliche Hervorhebung erscheint damit willkürlich und nicht konsistent, da sowohl die Farbe Rot als auch die Farbe Gelb zur Hervorhebung von Wichtigkeiten dienen.

Optimierungsangebot

In den Ausschnitten einer optimierten Fassung des Informationsblatts zur Bewerbung für grundständige Studiengänge, finden verschiedene Farben Anwendung. Formulierungen in grünen Kästen beginnen stets mit einer aktiven Handlungsanweisung für den Nutzer (Geben Sie, Loggen Sie, Senden Sie). Der Inhalt rot unterlegter Kästen enthält stets Beschreibungen von Handlungsfolgen des Nutzers. Kästen, die rote Schrift enthalten, enthalten immer Problemstellungen und deren Lösungen. Die jeweiligen Inhalte (Handlungsanweisungen, Folgen nach dem Ausführen der Handlungen, Problemstellungen) sind somit stets konsequent einer farblichen Gestaltung zugeordnet. Dem Leser wird sofort bewusst, dass grün unterlegte Sachverhalte stets von ihm auszuführende Handlungen sind, rot unterlegte die internen Verwaltungsabläufe in der Universität in Folge seiner Handlungen und rot geschriebene Hilfestellungen bei dem Auftreten von Komplikationen.